Sync tâches notes

Vue d'ensemble

La synchronisation des notes de tâches avec la base de connaissances transforme automatiquement les descriptions de tâches de vos projets en documents de connaissances exploitables. Chaque fois que vous rédigez ou modifiez la description d'une tâche dans un projet, Swiftask crée ou met à jour un document au format texte brut dans la base de connaissances de votre espace de travail.

Cette fonctionnalité élimine le besoin de copier manuellement les détails des tâches dans des documents de référence séparés. Les agents IA et les membres de votre équipe ont immédiatement accès aux spécifications à jour pour vous assister dans la réalisation des projets, répondre aux questions et rédiger des livrables.

Utilisez cette fonctionnalité dès que vous souhaitez que vos agents IA disposent d'une visibilité complète sur les exigences des projets en cours, les backlogs de sprint ou les consignes des tâches individuelles.

Prérequis

Pour utiliser la synchronisation automatique des notes de tâches, vous avez besoin de :

• Un compte Swiftask (disponible sur tous les forfaits : Free, Pro, Team Starter, Team Growth et Custom).

• L'accès à un projet actif où vous avez le droit de créer ou modifier des tâches.

• Faire partie des membres du projet pour visualiser le dossier synchronisé dans Knowledge (les administrateurs de l'espace de travail y ont accès automatiquement).

Guide étape par étape

1. Ouvrir votre tâche dans un projet

Accédez à Projects dans la barre latérale gauche et sélectionnez votre projet. Cliquez sur une tâche pour afficher son panneau de détails.

Vous pouvez également cliquer sur Task notes dans le menu latéral sous Chat pour accéder directement à l'édition des tâches.

2. Saisir des notes dans la description de la tâche

Dans le panneau de détails de la tâche, cliquez sur le champ Description et saisissez vos notes, consignes ou spécifications.

Swiftask nettoie et enregistre automatiquement le contenu sous forme de document texte brut nommé d'après le titre de la tâche. Aucun bouton d'activation manuelle n'est requis.

3. Accéder au dossier de connaissances du projet

Cliquez sur Knowledge dans la barre latérale gauche.

Swiftask organise automatiquement vos notes synchronisées dans un dossier dédié nommé [Nom du projet]'s project knowledge.

4. Consulter et gérer le document synchronisé

Cliquez sur le dossier de connaissances du projet pour visualiser l'ensemble des documents issus des tâches. Cliquez sur le titre d'un document pour ouvrir son contenu dans l'éditeur.

Toute modification ultérieure apportée à la description de la tâche dans votre projet mettra à jour ce document et le ré-indexera automatiquement pour l'IA.

Cas d'usage pratiques

Revue de code et génération de tests assistées par IA
Un développeur détaille les critères d'acceptation et les notes d'architecture dans la description d'une tâche. Les agents IA connectés s'appuient sur le document de connaissances généré pour concevoir des suites de tests unitaires conformes aux spécifications.

Intégration fluide de nouveaux collaborateurs
Un nouveau membre rejoint un projet existant. En ouvrant le dossier de connaissances du projet, il consulte l'ensemble des descriptions de tâches et la documentation contextuelle en un point centralisé.

Synthèse et suivi automatisés de l'état d'avancement
Un chef de projet demande à un agent IA dans le chat une synthèse d'avancement. L'agent interroge les notes de tâches à jour dans le dossier du projet pour résumer les progrès et signaler d'éventuels points de blocage.

Conseils et bonnes pratiques

Utiliser des titres de tâches clairs et précis
Les documents étant nommés d'après les titres des tâches, privilégiez des intitulés explicites comme « Préparer le déploiement en staging » plutôt que « Déploiement » afin de faciliter la recherche pour votre équipe et l'IA.

Structurer vos descriptions de tâches
Organisez vos notes avec des titres, des puces et des listes numérotées. Un contenu bien structuré optimise la précision de la recherche vectorielle et la qualité des réponses des modèles d'IA.

Dépannage

Ma note de tâche n'apparaît pas dans Knowledge

• Cause : La tâche n'appartient pas à un projet ou le champ description est vide.

• Solution : Vérifiez que la tâche est bien assignée à un projet et qu'elle contient du texte dans le champ Description.

Un collaborateur ne trouve pas le dossier du projet dans Knowledge

• Cause : Les autorisations d'accès au dossier sont calquées sur celles du projet.

• Solution : Invitez le collaborateur au projet. Seuls les membres du projet et les administrateurs de l'espace de travail peuvent consulter le dossier et ses documents.

Le document reste présent après la suppression d'une tâche

• Cause : Supprimer une tâche ne supprime pas automatiquement son document dans Knowledge afin d'éviter toute perte accidentelle d'informations.

• Solution : Rendez-vous dans Knowledge, ouvrez le dossier du projet, cliquez sur le menu à trois points du document et sélectionnez supprimer.

Ressources complémentaires

• Introduction to Knowledge base – Découvrir le fonctionnement et l'organisation de la base de connaissances dans Swiftask.

• Creating a project – Apprendre à configurer des projets, collaborer avec l'équipe et organiser les tâches.

• Group chat & collaboration – Collaborer avec votre équipe et vos agents IA dans les discussions de projet.