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Automatisations & Déclencheurs

Communication directe par e-mail avec l'IA

Écrit par Stanislas

Dernière mise à jour Il y a 16 jours

Aperçu

La communication directe par e-mail permet à chaque agent Swiftask de disposer d'une adresse e-mail dédiée pour recevoir des messages et des pièces jointes. L'envoi d'un e-mail à cette adresse déclenche automatiquement l'agent, qui lit, analyse et traite votre contenu à l'aide de ses instructions et de sa base de connaissances.

L'agent renvoie automatiquement sa réponse à l'utilisateur par e-mail sans nécessiter d'outil externe ni de configuration supplémentaire. Les propriétaires de l'agent et les administrateurs de l'espace de travail peuvent suivre toutes les interactions déclenchées, les fils de conversation et la consommation de crédits directement depuis la boîte de réception des sessions.

Prérequis

Avant d'utiliser la communication directe par e-mail avec votre agent, assurez-vous de disposer de :

  • Un compte Swiftask actif.

  • Un agent existant créé dans votre espace de travail.

  • L'accès aux paramètres de configuration de l'agent.

  • L'agent doit être actif dans votre espace de travail.

Aucun outil de messagerie externe ni compétence supplémentaire n'est requis ; l'agent est nativement équipé pour recevoir des e-mails et envoyer des réponses par e-mail.

Guide étape par étape

Étape 1 : Trouver l'adresse e-mail de votre agent dans son profil

  1. Allez dans Agents dans le menu de navigation de gauche.

  2. Cliquez sur l'agent avec lequel vous souhaitez communiquer.

  3. Dans la barre latérale des paramètres de configuration de l'agent, sélectionnez Profile.

  4. Faites défiler jusqu'à la section Email this Agent.

  5. Copiez l'adresse e-mail affichée (format : unique-id@agent.swiftask.ai), ou cliquez sur l'icône de crayon pour la personnaliser.

Étape 2 : Envoyer un e-mail à l'agent

  1. Ouvrez votre client de messagerie habituel (tel que Gmail, Outlook ou Apple Mail).

  2. Rédigez un nouvel e-mail ou transférez un fil existant.

  3. Saisissez l'adresse e-mail unique de l'agent dans le champ À.

  4. Ajoutez un objet clair et écrivez votre message dans le corps de l'e-mail.

  5. Joignez les documents, feuilles de calcul ou images nécessaires.

  6. Cliquez sur Envoyer.

Étape 3 : Recevoir la réponse automatique par e-mail

  1. Swiftask analyse automatiquement votre message entrant et exécute l'agent.

  2. L'agent génère une réponse basée sur ses instructions et sa base de connaissances.

  3. La réponse est automatiquement renvoyée par e-mail à l'adresse de l'expéditeur.

  4. Le fil de discussion est conservé, vous permettant de répondre directement pour poursuivre l'échange.

Étape 4 : Suivre les sessions déclenchées dans Session & inbox

  1. En tant que propriétaire ou administrateur de l'agent, rendez-vous dans Agent Observability et cliquez sur Session & inbox.

  2. Repérez la ligne d'exécution associée au canal Trigger portant le titre Email from external sender.

  3. Cliquez sur l'entrée pour ouvrir le panneau de la session déclenchée.

  4. Consultez les détails de l'expéditeur, le contenu de l'e-mail, les pièces jointes et la réponse générée par l'agent dans l'onglet Conversation.

  5. Basculez sur l'onglet Logs & Errors pour inspecter les appels d'outils, les étapes du système et les crédits consommés.

Cas d'utilisation pratiques

Traitement des demandes d'assistance client

Les clients envoient directement leurs demandes à l'adresse e-mail de l'agent. L'agent lit la question, consulte la base de connaissances connectée et répond automatiquement au client avec des informations précises.

Traitement des factures et des reçus

Transférez les factures de vos fournisseurs à votre agent financier. L'agent extrait les numéros de facture, les montants et les dates d'échéance, puis vous renvoie un récapitulatif structuré par e-mail tout en enregistrant les données.

Qualification des prospects entrants

Les prospects contactent directement votre agent commercial par e-mail. L'agent qualifie le lead en fonction de critères définis, lui répond avec les ressources adaptées et consigne l'interaction pour l'équipe commerciale.

Conseils et meilleures pratiques

  • Utilisez des objets d'e-mail explicites : Des objets précis offrent un contexte immédiat et aident l'agent à fournir des réponses ciblées.

  • Joignez les documents utiles : L'agent analyse automatiquement les fichiers PDF, documents Word, images et feuilles de calcul joints.

  • Conservez le fil de discussion : Répondez directement aux e-mails de l'agent pour maintenir tout le contexte au fil des échanges.

  • Consultez régulièrement les sessions : Visitez périodiquement Session & inbox pour auditer la qualité des réponses, inspecter les journaux d'exécution et surveiller la consommation de crédits.

Dépannage

L'adresse e-mail de l'agent est introuvable

  • Cause : Vous cherchez dans le mauvais menu de configuration.

  • Solution : Allez dans Agents → votre agent → onglet Profile, et repérez la section Email this Agent.

Aucune réponse par e-mail n'est reçue après l'envoi d'un message

  • Cause : L'adresse a été mal orthographiée, l'acheminement a pris du retard ou l'e-mail est arrivé dans vos courriers indésirables.

  • Solution : Vérifiez l'adresse dans l'onglet Profile de l'agent, contrôlez votre dossier spam/courriers indésirables, et examinez le statut de l'exécution dans Session & inbox.

La session déclenchée affiche une erreur dans Session & inbox

  • Cause : Le format de la pièce jointe n'est pas pris en charge, les instructions ont échoué ou les crédits sont épuisés.

  • Solution : Ouvrez la session dans Session & inbox, consultez l'onglet Logs & Errors pour connaître la cause exacte, et assurez-vous d'avoir un solde de crédits suffisant.

Ressources supplémentaires

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