Créer une nouvelle automatisation

Aperçu

Les automatisations vous permettent de configurer des agents IA pour exécuter des tâches en toute autonomie, selon un planning défini ou à la demande, sans saisie manuelle.
Au lieu de solliciter manuellement l'agent dans le Chat, vous pouvez programmer des tâches d'arrière-plan qui exécutent des instructions précises en s'appuyant sur les compétences et les connaissances connectées.

Prérequis

Avant de créer une automatisation, assurez-vous de respecter les conditions suivantes :

• Vous disposez d'un compte Swiftask actif avec accès à votre espace de travail.

• L'agent cible est créé et configuré avec des instructions et des règles de comportement claires.

• Les compétences et les sources de connaissances nécessaires sont déjà associées à l'agent.

• Vous possédez les autorisations nécessaires pour gérer les agents et les automatisations.

Guide étape par étape

Étape 1 : Accéder à la section Automatisations

Cliquez sur Agents dans la barre latérale gauche, puis sélectionnez l'agent souhaité. Dans le volet de configuration de gauche, cliquez sur Automations.

Étape 2 : Ouvrir la boîte de dialogue de création

Depuis le tableau de bord des automatisations, cliquez sur le bouton rouge Create automation + situé en haut à droite.

Étape 3 : Renseigner le titre et l'instruction

Dans le champ Title, indiquez un nom clair et explicite (par exemple « Analyse concurrentielle »). Dans la zone Instruction, saisissez la consigne détaillée que l'agent doit exécuter à chaque déclenchement. Vous pouvez également explorer les modèles de prompts suggérés.

Étape 4 : Sélectionner le type d'automatisation

Cliquez sur le menu déroulant Automation type et choisissez l'un des trois modes disponibles :

• Recurring Task (Tâche récurrente) : s'exécute de façon répétée selon une fréquence définie (toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois).

• One-time Task (Tâche ponctuelle) : s'exécute une seule fois à une date et une heure précises.

• Manual trigger (on demand) (Déclenchement manuel) : ne s'exécute que lorsque vous le déclenchez manuellement.
  

  

Étape 5 : Définir la fréquence et l'heure d'exécution

Pour une tâche récurrente, sélectionnez la périodicité dans le menu déroulant Frequency :

• Every hour : exécution toutes les 60 minutes.

• Every day : exécution quotidienne à l'heure choisie.

• Every week : exécution hebdomadaire selon les jours choisis.

• Every month : exécution mensuelle à la date définie.
  Indiquez l'heure voulue dans Time of Day et configurez l'intervalle dans Repeat every (par exemple, tous les 1 jours).
  

  

Étape 6 : Configurer les paramètres de planification et enregistrer

Sélectionnez votre fuseau horaire dans Timezone pour garantir une exécution conforme à vos horaires locaux. Si nécessaire, définissez une Start Date et une End Date. Activez l'option Keep conversation history in the same thread si l'agent doit conserver la mémoire des exécutions précédentes. Vous pouvez tester la tâche avec Try it, puis cliquer sur Save automation.

Étape 7 : Visualiser les automatisations actives en vue grille

Une fois enregistrée, votre automatisation s'affiche sous forme de carte dans le tableau de bord avec le badge ACTIVE.

Étape 8 : Gérer les tâches en vue liste

Basculez vers l'onglet liste pour afficher un tableau récapitulatif présentant le nom de l'automatisation, l'agent responsable, le statut, la prochaine exécution et les actions rapides.

Étape 9 : Suivre le calendrier des exécutions

Cliquez sur l'icône de calendrier pour visualiser l'ensemble des exécutions prévues par mois, semaine ou jour.

Étape 10 : Gérer les actions et consulter l'historique

Cliquez sur le menu à trois points d'une automatisation pour accéder à ses options :

• Automation Details : consulter la configuration et les paramètres détaillés.

• Run now : déclencher une exécution immédiate sans attendre l'échéance programmée.

• Edit : modifier les instructions, la fréquence ou les dates d'exécution.

• Delete : supprimer définitivement l'automatisation.

• View history : consulter les journaux des exécutions passées, les résultats et les statuts.
  

  

Cas d'usage pratiques

• Veille concurrentielle quotidienne : programmez une analyse chaque matin à 8h00 pour surveiller les actualités de vos concurrents et générer un rapport de synthèse.

• Compte-rendu d'équipe hebdomadaire : automatisez chaque vendredi à 16h00 la synthèse des tâches terminées et des objectifs atteints.

• Audit de données ponctuel : planifiez un traitement ponctuel en heures creuses pour contrôler la conformité de fichiers récents et générer un rapport d'erreurs.

• Enrichissement de prospects à la demande : configurez un déclenchement manuel pour enrichir les informations d'un prospect dès qu'un commercial en fait la demande.

Conseils et bonnes pratiques

• Tester avant d'activer : utilisez le bouton Try it ou l'option Run now pour valider la qualité des réponses générées avant de laisser la tâche s'exécuter automatiquement.

• Gérer le fil de discussion avec discernement : activez Keep conversation history in the same thread uniquement si l'agent a besoin du contexte des sessions antérieures.

• Contrôler le fuseau horaire : vérifiez que le paramètre Timezone correspond bien à votre fuseau local pour éviter des exécutions décalées.

• Consulter l'historique d'exécution : suivez régulièrement la section View history pour vérifier le bon déroulement des tâches et surveiller la consommation de crédits.

Dépannage

• L'automatisation ne se déclenche pas à l'heure prévue :

• Cause : fuseau horaire incorrect ou la date définie dans End Date est dépassée.

• Solution : vérifiez le fuseau horaire dans les paramètres et supprimez ou ajustez la date de fin.

• La réponse de l'agent est incomplète ou imprécise :

• Cause : l'instruction manque de directives claires ou les compétences requises ne sont pas activées sur l'agent.

• Solution : détaillez davantage la consigne et confirmez l'activation des compétences et sources nécessaires.

• Le bouton d'enregistrement est inactif :

• Cause : des champs obligatoires (Titre, Instruction, Fréquence, Heure) ne sont pas remplis.

• Solution : complétez l'ensemble des champs obligatoires avant d'enregistrer.

Ressources complémentaires

• Introduction to automating with agents : présentation des concepts clés et des principes d'automatisation dans Swiftask.

• Triggers from webhook : guide pour déclencher des automatisations d'agent via des requêtes HTTP externes.

• Direct Email Communication with AI Agents : comment configurer et exploiter la réception d'e-mails par vos agents.